incassobureau vinden

Tips en Adviezen.

Welke zaken kan je zelf ondernemen om klanten hun facturen tijdig te laten betalen? Met deze vraag in het achterhoofd hebben we enkele tips opgesteld die je hopelijk verder zullen helpen om de problematiek van wanbetalers aan te pakken.

Controleer uw klanten

Het is belangrijk dat je weet wie je klanten zijn. Een controle uitvoeren op uw klanten nog voor je prestaties levert is dus geen slecht idee. De jaarrekening van je potentiële klant opvragen kan gratis op de website van de Nationale Bank en levert al een goede eerste indruk. Daarnaast zijn er ook gespecialiseerde diensten die je kan raadplegen om de kredietwaardigheid van je klant te controleren.

Is er toch enige twijfel of onduidelijkheid? Werk dan met een voorschot of waarborg. Het biedt extra inzicht in de financiële mogelijkheden van je klant en geeft je de mogelijkheid om de taak uit te stellen tot je effectief een betaling ziet verschijnen. Op die manier loop je minder risico op onbetaalde facturen.

Tussentijdse facturen opsturen kan in dat opzicht ook een mogelijkheid zijn. Je klant kan dan een volledige opdracht gespreid betalen terwijl hij effectief vooruitgang kan opmerken gedurende het proces. Betaald hij uiteindelijk niet? Dan kan je de werkzaamheden ook even stopzetten tot hij de factuur betaald heeft.

Duidelijkheid troef

Duidelijkheid verschaffen naar je klant toe is ook nodig om te verzekeren dat er reeds vanaf het begin de juiste afspraken worden gemaakt. Jij kan zelf actie ondernemen door alles duidelijk op papier te zetten. Dit kan een offerte, bestelbon of overeenkomst zijn of een ander document dat door beide partijen ondertekend wordt. Wees redelijk, maar streng.

Zorg ook dat je facturen in orde zijn: De verplichte vermeldingen moeten altijd aanwezig zijn op een factuur, maar zorg ook dat de factuur duidelijk en overzichtelijk is. Vergeet dus ook niet een vervaldag te vermelden en de factuurvoorwaarden.

Luister naar uw klant

belgieIn sommige sectoren kan het zijn dat een klant speciale behoeften heeft. Zo kan ondermeer betaling via Bancontact, Paypal of Bitcoin gewenst zijn voor uw klant. Bekijk uw opties eens rustig om te kijken of je aan zijn vraag kan voldoen. Elk betalingmiddel kan immers ook andere soorten klanten lokken. Luisteren naar uw klant kan dus ook lonen.

Betalende klanten krijgen graag een beloning. Zo kan je overwegen om een betalingskorting toe te kennen aan iedereen die betaald binnen de 5 werkdagen. Op die manier raak jij vlugger aan je geld, en zijn ook jouw klanten tevreden dat ze een korting hebben kunnen bekomen.

Wees ook streng

Luisteren naar je klanten kan altijd lonen, maar indien ze moeilijk meewerken, dan moet je dit ook kunnen aanpakken. Aan klanten die niet betalen kan je alsnog nalatigheidsintresten rekenen, zelfs al staat er niets vermeld in de algemene voorwaarden van je factuur. De wettelijke interest kan jaarlijks variëren maar je kan ze eenvoudig opzoeken (Zie hier). Voor velen lijkt dit immers een drastische maatregel, maar niets belet jou natuurlijk om eerst je klant te verwittigen van zijn nalatigheid en hem alsnog een bijkomende deadline te stellen met de melding dat er nalatigheidsintresten worden aangerekend als hij toch niet betaald.

Het inschakelen van een incassobureau kan dan een volgende stap zijn, om uw klant te laten weten dat je de vordering niet zal laten rusten. Het incassobureau kan extra druk uitoefenen en heet ook weet van diverse trucjes om de betaling te innen.

Wat als ik klanten verlies?

De eerste vraag die je moet stellen: Wil je deze wanbetalers in je klantenbestand houden? Zou het niet beter zijn om op zoek te gaan naar nieuwe klanten die wel tijdig betalen? Uiteraard gaan er altijd mensen zijn die even moeilijk doen omdat je verdere stappen onderneemt, maar het is uiteindelijk logisch dat je je zaak rendabel houdt. Wanbetalers kunnen jou in vervelende posities brengen en kan zelfs leiden tot een faillissement. Tenslotte is het vinden van nieuwe klanten een onderdeel van jouw zaak, en daarop moet je je kunnen focussen.

Doen klanten moeilijk over de inschakeling van een incassobureau? Dan moet je je hier niet teveel van aantrekken. Verschaf wel informatie indien ze hierom vragen en wees altijd vriendelijk. Het kan ook zijn dat het om een vergissing gaat of dat er andere onvoorziene zaken zijn gebeurd.

Het kan trouwens ook geen kwaad om een externe partij aan te stellen, om er zeker van te zijn dat je niet emotioneel reageert op zijn communicatie. De energie die je stopt in het verkrijgen van je betaling kan er voor zorgen dat er na verloop van tijd onmogelijke eisen worden gesteld. Een incassobureau heeft een frisse kijk op de zaak en zal professioneel reageren vanwege zijn ervaring. Op die manier erger je je minder aan niet-betalende klanten.